مهارات حل المشكلات و اتخاذ القرارات

هناك أربعة أساليب يتم اتباعها في اتخاذ القرارات هي:

1- الخبرة:
استخدم الخبرات السابقة،على أساس أن المشكلات الحالية تتشابه مع المشكلات السابقة.
2- المشاهدة:
التقليد وتطبيق الحلول التي اتبعها مديرون آخرون في حل مشاكل شبيهه.
3- التجربة والخطأ.
4- الأسلوب العلمي
تعريف المشكلة

المشكلة هي حالة من التباين أو الاختلاف بين واقع حالي أو مستقبلي، وهدف نسعى إلى تحقيقه. وعادة ما يكون هناك عقبات بين الواقع والمستهدف، كما أن العقبات قد تكون معلومة أو مجهولة .
الأسلوب العلمي لتحليل المشكلات

1- إدراك المشكلة

ظهور أعراض مرضية يلفت النظر إلى وجود خلل في يستوجب التحليل وسرعة الدراسة . أي أن آلية تحليل وحل المشكلات تبدأ بناء على ظهور مظاهر خلل يستوجب الانتباه.
أن تعريف المشكلة هو وجود انحراف عما هو مخطط . ومثلما تدرك الأم بوجود مشكلة لطفلها عند ظهور أعراض مرضية له مثل ارتفاع درجة الحرارة ،كذلك يدرك الفرد أن بوادر مشكلة معينة ستلوح في الأفق فتبدأ بتحليلها والتعامل معها .
وأهمية الخطوة الأولى تكمن في أن عدم الاهتمام بالأعراض و بالتالي عدم إدراك المشكلة قد يؤدي إلى تداعيات خطيرة تتمثل في عدم قدرة الإدارة على التعامل مع المشكلات المحيطة لأنها لم تستعد لها جيدا .
2- تعريف المشكلة

علاج والتعامل مع الأعراض لا يؤدي إلى الشفاء التام ، لذا يجب أولا التعرف على هوية المشكلة ، أي سبب الأعراض .
والأسلوب العلمي لذلك هو تشخيص المشكلة بتتبع أسبابها و ظروف حدوثها و معدل تكررها وصولا إلي الأسباب الحقيقية التي أدت لظهور الأعراض المرضية. ومن هذا المنطلق يمكن تحديد المشكلة الحقيقية تحديدا دقيقا .
على سبيل المثال فمشكلة تكرر تغيب تلميذ عن المدرسة أو الجامعة تعالج بشكل أفضل عند معرفة الأسباب التي تجعله لا يحب المدرسة، و مشكلة تبديد الطفل لمصروفه لا تحل بمضاعفة المصروف ولكن بدراسة أسباب هذا الإنفاق.
و يجب في هذه المرحلة تحديد إطار زمني لحل المشكلة و البدء في تنفيذ الحلول
3- جمع المعلومات الضرورية

في هذه المرحلة يتم جمع جميع البيانات والمعلومات التي قد تساهم في تفهم جوانب المشكلة وإبعادها وفي نفس الوقت تساهم في حلها ولا تقتصر عملية جمع البيانات والمعلومات على مرحلة من المراحل بل تتم في جميع مراحل تحليل وحل المشكلات.

ما هي العناصر الأساسية التي تتكون منها المشكلة ؟
أين تحدث المشكلة ؟
متى تحدث المشكلة ؟
كيف تحدث المشكلة ؟
لماذا تحدث المشكلة بهذه الكيفية وهذا التوقيت ؟
لمن تحدث هذه المشكلة ؟
لماذا تحدث المشكلة لهذا الشخص بالذات ؟

4- تحليل المعلومات

يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة .
وتحليل المشكلة يتطلب الإجابة على الأسئلة التالية :-

ما هي العناصر التي يمكن والتي لا يمكن التحكم فيها لحل المشكلة ؟
من يمكنه المساعدة في حل تلك المشكلة ؟
ما هي آراء واقتراحات الزملاء والمرؤوسين لحل تلك المشكلة ؟
ما هي آراء واقتراحات الرؤساء لحل تلك المشكلة ؟
ما مدى تأثير وتداعيات تلك المشكلة ؟

5- وضع البدائل الممكنة

تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات ، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل .

حصر جميع البدائل التي نري أنها يمكن أن تحقق الهدف
الابتكار و الإبداع في طرح البدائل
تحليل مبدئي لإمكانية التنفيذ
استبعاد البدائل فقط التي يتم التأكد من عدم قابليتها للتنفيذ
التوصل إلي البدائل القابلة للتنفيذ

6- تقييم البدائل

تهدف هذه المرحلة الي اختيار البديل الأمثل.
مراجعة الهدف من حل المشكلة.
وضع معايير للتقييم.
وضع أولويات و أوزان نسبية للمعايير.
دراسة كل بديل وفقا للمعايير الموضوعة.
التوصل إلي البديل الذي يحقق أفضل النتائج ” البديل الأنسب“.

7- تطبيق البديل الأنسب

الطريق الوحيد لمعرفة درجة فعالية البديل والمحك الوحيد له هو وضعه موضع التنفيذ الفعلي.
ويشمل التطبيق كل التعديلات الضرورية من إعادة التخطيط والتنظيم وكذلك كل الإجراءات والمتغيرات التنفيذية .
وللتطبيق الفعال يجب وجود خطة تنفيذية تفصيلية لتنفيذ دقائق العمل بفاعلية .
والخطة التنفيذية يجب أن تشمل ما يلي :

تحديد مراحل التنفيذ والخطوات في كل مرحلة بالتوالي .
تحديد توقيتات تنفيذ الخطوات والمراحل عن طريق Milestone Chart
تحديد من سيقوم بتنفيذ كل خطوة من الخطوات .
تحديد من سيراقب على التنفيذ .

8- تقييم النتائج

تعتمد مرحلة التنفيذ على المعلومات المرتدة عن التنفيذ في الجوانب التالية ؟

هل أنتج البديل المخرجات المطلوبة في التوقيتات المتوقعة و بالكيف المطلوب ؟

وتمتد عملية التقييم لتشمل الجوانب التالية :

درجة تحقيق الأهداف.

التقييم الذاتي للأداء

التداعيات الغير متوقعة لتنفيذ البدائل .

بعد تجميع هذه العوامل للوصول إلى رؤية شاملة لتقييم البديل و في حالة وجود تقييم سلبي ، يتم الرجوع إلى الخطوة الأولى .
مثال عملي

أنا طالبة بالثانوية العامة وحاصلة علي مجموع 95% أدبي و لا أستطيع تحديد الكلية التي أتقدم إليها،فهل يمكن أن يساعدني إتباع الأسلوب العلمي في حسم ترددي و اختيار الكلية الملائمة؟
1- إدراك المشكلة

إن الموضوع هنا هو الرغبة في اتباع الأسلوب العلمي لاتخاذ القرار لتحديد أي كلية يتم الالتحاق بها.
2- تعريف المشكلة

الوصول إلي تحديد الكلية التي يتم الالتحاق بها في العام الدراسي القادم و الزمن المحدد للوصول الي القرار هو 15 يوما وذلك لإمكانية التقديم لمكتب التنسيق.
3- جمع المعلومات الضرورية

هل توجد شروط التحاق جغرافي، أو شروط خاصة للقبول بالجامعات؟.
ما هي الكليات التي تقبل مجموع 95% أدبي في النطاق الجغرافي لسكني؟.
ما هي الكليات التي تقبل مجموعي في المحافظة. طبيعة الدراسة، فرص العمل بعد التخرج، ظروف العمل.
ما هي الكليات التي تقبل مجموعي في الجمهورية. ظروف الإقامة و السفر و التكاليف.
ما هي الكليات التي يمكن الالتحاق بها في الخارج . ظروف الإقامة و التكاليف.
4- تحليل المعلومات

يتم في هذه المرحلة تكامل المعلومات التي جمعها في الخطوة السابقة وذلك لوضعها في إطار متكامل يوضح الموقف بصورة شاملة .
و يمكن أن يكون ذلك في تجميع و تصنيف المطبوعات المتعلقة بهذه الكليات، أو في صورة قوائم أو جداول تبين أسماء الكليات المتاحة، مصنفة جغرافيا، و الظروف المتعلقة بكل منها من خبث التكاليف و الشروط و المزايا و العيوب المتوقعة.
5- وضع البدائل الممكنة

تعرف هذه المرحلة بأنها المخزون الابتكاري لعملية حل المشكلات ، حيث أنها تختص بإفراز أكبر عدد للأفكار مما يؤدي إلى تعظيم احتمالات الوصول إلى الحل الأمثل .

حصر جميع الكليات التي نري أنها يمكن أن تحقق أهدافي
تحليل مبدئي لإمكانية تحمل ظروفها و تكاليفها
استبعاد الكليات فقط التي يتم التأكد من عدم تحمل ظروفها أو تكاليفها
التوصل إلي الكليات التي يتم المفاضلة بينها

6- تقييم البدائل

تهدف هذه المرحلة الي اختيار البديل الأمثل.
وضع معايير للتقييم.
وضع أولويات و أوزان نسبية للمعايير.
دراسة كل بديل وفقا للمعايير الموضوعة.
التوصل إلي البديل الذي يحقق أفضل النتائج ” البديل الأنسب“.